본 방침은 TalkFlow 앱과 공개 지원 페이지에 적용되는 서비스별 처리 기준입니다. 회사 공통 개인정보 처리 기준, 권리 행사 절차와 최신 담당자 정보는 F&F 공식 개인정보 처리방침에서도 확인할 수 있습니다.
1. 적용 범위와 기본 원칙
주식회사 에프앤에프(이하 “회사”)는 「개인정보 보호법」과 관계 법령을 준수하며, TalkFlow 제공에 필요한 최소한의 개인정보만 처리합니다. 수집한 정보는 이 방침에 안내한 목적 범위에서만 이용합니다.
- TalkFlow에는 광고 SDK나 광고 목적의 추적 기능이 없습니다.
- 회의를 녹음하거나 공유하기 전에는 참석자에게 알리고 관련 법령과 소속 조직의 정책을 준수해야 합니다.
- TalkFlow와 무관한 대표 홈페이지 상담·문의 정보의 처리는 F&F 공식 개인정보 처리방침을 따릅니다.
2. 처리 목적, 항목과 보유기간
계정 유형과 사용자가 선택한 기능에 따라 아래 정보가 처리될 수 있습니다.
| 처리 목적 | 처리 항목 | 보유 및 이용기간 |
|---|---|---|
| 로그인과 계정 확인 | 이름, 이메일 주소, 사용자 식별자, 인증 방식, 기기 식별자와 보안 검증 정보 | 계정 삭제 또는 서비스 이용 종료 시까지. 이메일 인증 코드는 발급 후 10분 동안만 유효하며 평문으로 보관하지 않습니다. |
| Microsoft 계정 연동 | Microsoft 계정 정보, Outlook 일정의 제목·시간·참석자 등 사용자가 선택한 일정 정보 | 로그아웃 시 기기의 인증 정보와 일정 선택 정보를 삭제합니다. 회사 시스템에 생성된 회의록은 소속 조직의 보관·삭제 정책을 따릅니다. |
| 녹음, 실시간 전사와 AI 분석 | 녹음 음성, 제목, 메모, 전사, 요약, 인사이트와 회의록 내용 | 기능 제공에 필요한 기간 동안 처리합니다. 외부 이메일 계정의 임시 처리 자료는 아래 제3항의 최대 보유기간을 적용합니다. |
| 이메일 공유 | 보낸 사람의 이름·이메일, 받는 사람 이메일, 회의 제목·일시와 공유할 회의록 본문 | 메일 본문은 발송 완료 또는 실패 처리 후 발송 시스템에 영구 보관하지 않습니다. 수신자의 메일함 보관은 해당 메일 서비스와 수신자의 설정을 따릅니다. |
| 보안, 장애 대응과 품질 개선 | 앱 버전, 운영체제·기기 유형, 기능 사용 기록, 요청 식별자, 성능 정보, 오류 지문과 기타 진단 정보 | 목적 달성 시 지체 없이 파기하며, 법령에 따라 보존할 필요가 있는 접속 기록은 최대 3개월간 보관할 수 있습니다. |
3. 외부 이메일 계정의 회의록 처리
외부 이메일 계정은 완성된 회의록을 회사의 회의록 보관 서비스에 생성하지 않습니다. 녹음과 중간 결과는 회의록 생성을 위해 보안이 적용된 처리 시스템으로 임시 전송되며, 완성된 회의록의 영구 정본은 해당 기기에만 저장됩니다.
| 처리 상태 | 최대 보유기간 | 정리 기준 |
|---|---|---|
| 완료되지 않은 업로드 | 세션 생성 후 2시간 | 임시 파일과 업로드 상태를 삭제합니다. |
| AI 처리 중 | 처리 시작 후 6시간 | 처리를 취소하고 임시 음성·전사·요약·결과를 삭제합니다. |
| 처리 완료 후 결과 대기 | 완료 후 24시간 | 기기가 결과를 받지 못해도 기간이 지나면 임시 결과를 삭제합니다. |
| 기기 저장과 무결성 확인 완료 | 확인 즉시 | 서버 정리를 요청하고 기기의 원본 음성을 삭제합니다. |
- 완성된 회의록은 사용자가 보관함에서 삭제하거나 외부 계정에서 로그아웃할 때까지 기기에 보관됩니다.
- 기기 백업과 다른 기기 동기화 대상에서 제외되며, 앱 삭제·기기 분실·로컬 삭제 뒤에는 복구할 수 없습니다.
- 현재 기기에 정상적인 회의록 파일이 있는 경우에만 같은 이메일 도메인의 수신자에게 공유할 수 있습니다.
4. 만 14세 미만 아동의 개인정보
TalkFlow는 업무용 서비스로서 만 14세 미만 아동을 대상으로 제공하지 않으며, 만 14세 미만 아동의 개인정보를 고의로 수집하지 않습니다. 관련 정보가 확인되면 법령이 정한 절차에 따라 필요한 조치를 합니다.
5. 개인정보의 제3자 제공
회사는 개인정보를 안내한 처리 목적 범위에서만 이용하며, 이용자의 동의가 있거나 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 제3자에게 제공하지 않습니다.
사용자가 이메일 공유를 실행하면 선택한 같은 회사 도메인의 수신자에게 회의록이 전달됩니다. 공유 전에 수신자와 본문을 확인할 수 있으며, 수신자의 메일함에 도착한 사본은 수신자가 관리합니다.
6. 처리업무의 위탁과 외부 서비스
회사는 서비스 운영에 필요한 범위에서 개인정보 처리업무를 위탁할 수 있으며, 계약을 통해 목적 외 처리 금지, 안전성 확보조치, 재위탁 제한과 관리·감독 의무를 정합니다. 회사 공통 수탁자와 위탁업무의 최신 현황은 F&F 공식 개인정보 처리방침의 위탁 항목에서 확인할 수 있습니다.
- AWS: 클라우드 기반 시스템 운영과 데이터 보관
- Microsoft 서비스: Microsoft 계정 로그인과 사용자가 선택한 Outlook 일정 연동
- Cloudflare: API 보안 게이트웨이, 기기 보안 검증과 네트워크 트래픽 보호
- F&F 서비스 구성요소: AX Link 보안 게이트웨이, Portal 파일 처리, AI 처리 파이프라인과 알림 서비스
수탁자, 위탁업무 또는 개인정보의 국외 처리에 관한 사항이 변경되는 경우 관계 법령에 따라 이 방침을 통해 공개합니다.
7. 파기 절차와 방법
보유기간이 지나거나 처리 목적이 달성되어 개인정보가 불필요해지면 지체 없이 파기합니다. 전자적 파일은 복구하거나 재생할 수 없는 방법으로 삭제하고, 법령에 따라 계속 보존해야 하는 정보는 다른 정보와 분리하여 해당 기간 동안만 보관합니다.
- 외부 이메일 계정에서 로그아웃하면 경고와 확인 절차를 거쳐 해당 기기의 회의록, 녹음, 처리 상태와 인증 정보를 삭제합니다.
- 외부 이메일 계정의 계정 삭제는 앱의 설정 → 계정 및 데이터 → 계정 삭제에서 요청할 수 있습니다.
- Microsoft 조직 계정은 회사 또는 소속 조직이 관리하므로 앱 로그아웃만으로 조직 계정이나 회사 시스템의 회의록이 삭제되지는 않습니다.
8. 자동으로 생성되는 정보와 쿠키
앱 이용 과정에서 보안과 장애 대응에 필요한 접속 기록, 요청 식별자, 앱·운영체제 버전과 오류 정보가 자동으로 생성될 수 있습니다. 이 정보는 광고나 이용자 추적에 사용하지 않습니다.
이 TalkFlow 공개 지원 페이지는 쿠키, 분석 도구, 추적 픽셀, 입력 폼과 제3자 스크립트를 사용하지 않습니다.
9. 이용자와 법정대리인의 권리
이용자는 개인정보의 열람·정정·삭제·처리정지와 동의 철회를 요구할 수 있습니다. 앱에서 직접 삭제할 수 있는 정보는 즉시 처리할 수 있으며, 그 밖의 요청은 아래 개인정보 열람청구 부서에 전자우편 또는 서면으로 제출할 수 있습니다.
대리인을 통한 권리 행사, 본인 확인, 법령에 따른 권리 제한과 신청 서식은 F&F 공식 개인정보 처리방침의 “정보주체와 법정대리인의 권리·의무 및 행사방법”을 따릅니다.
10. 안전성 확보조치
회사는 개인정보의 안전성 확보를 위해 내부관리계획, 접근권한 관리, 전송 구간 암호화, 짧은 수명의 접근 권한, 기기 기반 보안 검증, 보안 프로그램과 물리적 접근통제 등 관리적·기술적·물리적 조치를 적용합니다. 회의 본문과 전사 원문이 운영 로그에 기록되지 않도록 제한합니다.
11. 개인정보 보호책임자와 문의
개인정보 보호책임자
성명: 류영석
직위: 개인정보보호 책임자(CPO)
열람청구 접수·처리
부서: 정보보안팀
이메일: privacy@fnfcorp.com
전화: 02-520-0020
주소: 서울특별시 강남구 테헤란로 8길 8
일반적인 TalkFlow 이용 문의는 support@fnfcorp.com으로 보내 주세요.
12. 권익침해 구제방법
개인정보 침해에 대한 상담이나 구제가 필요한 경우 아래 기관에 문의할 수 있습니다.
- 개인정보분쟁조정위원회: 1833-6972 · www.kopico.go.kr
- 개인정보침해신고센터: 118 · privacy.kisa.or.kr
- 대검찰청: 1301 · www.spo.go.kr
- 경찰청: 182 · ecrm.police.go.kr
13. 방침의 변경
이 방침은 2026년 8월 14일부터 적용합니다. 내용이 변경되면 시행 전에 이 페이지에 변경 내용과 시행일을 공개하고, 이용자 권리에 중대한 변경은 앱 또는 서비스 내 적절한 방법으로 추가 안내합니다.
F&F 회사 공통 방침의 현재 시행일은 2026년 5월 18일이며, 최신 내용과 이전 방침은 공식 개인정보 처리방침에서 확인할 수 있습니다.